展會的形式多種多樣，但對于承辦的單位來說，不外乎三類，一類是政府或其下屬企事業(yè)主辦的展會，一類是私營及民營企業(yè)主辦的展會，還有一類就是國際展覽公司主辦的展會。
由于主辦的機(jī)構(gòu)不同，在展會最終的表現(xiàn)形式上各有特色。政府出面主辦的展會規(guī)模宏大，在資金投入、場館規(guī)劃、服務(wù)上都具有明顯的優(yōu)勢。私營企業(yè)舉辦的展會“小而精”，偏重舉辦某個領(lǐng)域中受觀眾關(guān)注點(diǎn)較高的展會，展會富有“中國特色”。國際展覽公司由于具備國際辦展經(jīng)驗(yàn)，偏重于將國際上舉辦的較知名展會引入到中國來。
擁有多屆展會舉辦經(jīng)驗(yàn)的勵展博覽集團(tuán)相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，辦好一屆優(yōu)秀的展會有幾個條件需要注意：
一是展會定位很關(guān)鍵。首先要確定展商是誰，觀眾是誰？例如在勵展公司里面，有相關(guān)部門負(fù)責(zé)研究展會的市場定位，同類競爭性展會分析，并尋找本次展會的差異化。
二是要充分了解展商和觀眾的需求。一般情況下，勵展舉辦一屆展會有一年的準(zhǔn)備時期。在準(zhǔn)備期間，勵展公司的相關(guān)的招商銷售人員會跟參展企業(yè)進(jìn)行多次溝通，充分了解展商的推廣需求。與此同時，勵展還通過內(nèi)部的CallCenter向展商關(guān)注的目標(biāo)觀眾做調(diào)查，在進(jìn)行一定的樣本分析后，最后形成具有實(shí)際執(zhí)行規(guī)范的報(bào)告。勵展認(rèn)為，只有充分了解展商和觀眾的需求，對癥下藥，才能做好一場針對性較強(qiáng)的會展。
三是在宣傳上到到位。宣傳包括展會前期的預(yù)熱階段，這個階段要通過各種可利用的宣傳渠道，讓廠商更多的目標(biāo)客戶了解本次展會，并有充分的意向愿意參與到展會中來。在展會現(xiàn)場和后期要為參展企業(yè)做跟蹤性報(bào)道，讓參展企業(yè)的價值最大體現(xiàn)出來。
四是盡量尋求政府與政府下屬行業(yè)協(xié)會的支持。經(jīng)驗(yàn)表明，得到政府支持的展會在規(guī)模、展會邀約等方面都具有相對的優(yōu)勢，是辦好展會不可缺少的一個條件。
每年舉辦近30場展覽的環(huán)球資源公司的展覽部總經(jīng)理黃譚偉先生認(rèn)為，辦好一場優(yōu)秀的展覽除了要有明確的定位等因素，還要關(guān)注以下一些要素：
一是展會的宣傳模式要全面。展前展后為展商提供“網(wǎng)站+展會+雜志”三位一體全方位的宣傳模式，通過這種模式不但可以宣傳展會自身，也可以給參展企業(yè)做充分的宣傳。
二是展會的模式要創(chuàng)新。例如推出“買家專場采購會”的形式，“用戶體驗(yàn)區(qū)”。
三是展會的時間選擇要與其他展會相配合，不要與大型展會進(jìn)行重復(fù)競爭，造成同質(zhì)化現(xiàn)象。
