展會(huì)的形式多種多樣，但對(duì)于承辦的單位來說，不外乎三類，一類是政府或其下屬企事業(yè)主辦的展會(huì)，一類是私營及民營企業(yè)主辦的展會(huì)，還有一類就是國際展覽公司主辦的展會(huì)。
由于主辦的機(jī)構(gòu)不同，在展會(huì)最終的表現(xiàn)形式上各有特色。政府出面主辦的展會(huì)規(guī)模宏大，在資金投入、場(chǎng)館規(guī)劃、服務(wù)上都具有明顯的優(yōu)勢(shì)。私營企業(yè)舉辦的展會(huì)“小而精”，偏重舉辦某個(gè)領(lǐng)域中受觀眾關(guān)注點(diǎn)較高的展會(huì)，展會(huì)富有“中國特色”。國際展覽公司由于具備國際辦展經(jīng)驗(yàn)，偏重于將國際上舉辦的較知名展會(huì)引入到中國來。
擁有多屆展會(huì)舉辦經(jīng)驗(yàn)的勵(lì)展博覽集團(tuán)相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，辦好一屆優(yōu)秀的展會(huì)有幾個(gè)條件需要注意：
一是展會(huì)定位很關(guān)鍵。首先要確定展商是誰，觀眾是誰？例如在勵(lì)展公司里面，有相關(guān)部門負(fù)責(zé)研究展會(huì)的市場(chǎng)定位，同類競(jìng)爭(zhēng)性展會(huì)分析，并尋找本次展會(huì)的差異化。
二是要充分了解展商和觀眾的需求。一般情況下，勵(lì)展舉辦一屆展會(huì)有一年的準(zhǔn)備時(shí)期。在準(zhǔn)備期間，勵(lì)展公司的相關(guān)的招商銷售人員會(huì)跟參展企業(yè)進(jìn)行多次溝通，充分了解展商的推廣需求。與此同時(shí)，勵(lì)展還通過內(nèi)部的CallCenter向展商關(guān)注的目標(biāo)觀眾做調(diào)查，在進(jìn)行一定的樣本分析后，最后形成具有實(shí)際執(zhí)行規(guī)范的報(bào)告。勵(lì)展認(rèn)為，只有充分了解展商和觀眾的需求，對(duì)癥下藥，才能做好一場(chǎng)針對(duì)性較強(qiáng)的會(huì)展。
三是在宣傳上到到位。宣傳包括展會(huì)前期的預(yù)熱階段，這個(gè)階段要通過各種可利用的宣傳渠道，讓廠商更多的目標(biāo)客戶了解本次展會(huì)，并有充分的意向愿意參與到展會(huì)中來。在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)和后期要為參展企業(yè)做跟蹤性報(bào)道，讓參展企業(yè)的價(jià)值最大體現(xiàn)出來。
四是盡量尋求政府與政府下屬行業(yè)協(xié)會(huì)的支持。經(jīng)驗(yàn)表明，得到政府支持的展會(huì)在規(guī)模、展會(huì)邀約等方面都具有相對(duì)的優(yōu)勢(shì)，是辦好展會(huì)不可缺少的一個(gè)條件。
每年舉辦近30場(chǎng)展覽的環(huán)球資源公司的展覽部總經(jīng)理黃譚偉先生認(rèn)為，辦好一場(chǎng)優(yōu)秀的展覽除了要有明確的定位等因素，還要關(guān)注以下一些要素：
一是展會(huì)的宣傳模式要全面。展前展后為展商提供“網(wǎng)站+展會(huì)+雜志”三位一體全方位的宣傳模式，通過這種模式不但可以宣傳展會(huì)自身，也可以給參展企業(yè)做充分的宣傳。
二是展會(huì)的模式要?jiǎng)?chuàng)新。例如推出“買家專場(chǎng)采購會(huì)”的形式，“用戶體驗(yàn)區(qū)”。
三是展會(huì)的時(shí)間選擇要與其他展會(huì)相配合，不要與大型展會(huì)進(jìn)行重復(fù)競(jìng)爭(zhēng)，造成同質(zhì)化現(xiàn)象。
